Aumentar vendas sem aumento da carteira de atrasos. Isso é possível? Sim, aliás, esse é um dos pontos que a consultoria de crédito e cobrança pode fazer por sua empresa.
Para que uma consultoria de crédito e cobrança seja eficiente, ela deve garantir ou possuir estes 4 itens:
- Metodologia
- Profissionais altamente capacitados
- Garantir a transferência do conhecimento
- Meio para garantir a execução dos projetos de consultoria
Daí pode vir a pergunta: mas e o resultado? Uma consultoria de crédito e de cobrança não deveria garantir o resultado que estou buscando?
Sim, porém, para se atingir um resultado é necessário primeiramente conhecer a situação atual, conhecer seus recursos, estratégia, planejamento, e somente aí, define-se um resultado. E esse processo é desenvolvido através da metodologia.
Sendo assim, vamos iniciar pela descrição de um modelo de metodologia.
Metodologia
A metodologia da MPA está em nosso DNA, pois MPA significa Medição, Planejamento e Ação.
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Medição
A frase “começar pelo início” cai muito bem aqui: primeiramente os projetos devem se iniciar pelo entendimento da situação atual, e para isso, é necessário fazer medições. Se o que não se mede, não existem, efetuar medições irão ajudar a conhecer:
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A performance histórica do Contas a Receber
O fato é que muitas empresas calculam seus indicadores de atrasos com base na média histórica: ou seja, consideram todos os valores em atraso sobre todos os valores faturados. Com isso, este indicador invariavelmente é sempre muito, muito baixo. Porém, ele não é real.
Nossa experiência nos aponta para o fato de que a maior parte das empresas possuem seus indicadores atuais sustentados pelos clientes antigos. Até aí tudo bem! No entanto, quando mantemos o cálculo com base na média, não estamos avaliando de forma concreta os riscos. Vejamos neste exemplo:
Ao realizar uma análise por safra, foi possível identificar que a cada ano,o % de recebimento vem caindo: de todo o faturamento realizado para os clientes que entraram até 2010, 99,9% foi recebido. Ou seja, são estes clientes que sustentam a média geral de recebimento de 98,1%.
Desta forma, se a cada ano a performance continuar caindo, a médio e longo prazo, a média geral irá cair.
É por esta razão que muitas empresas começam a identificar que, mesmo realizando os mesmos esforços, os resultados já não são os mesmos.
O pulo do gato está em se identificar o quanto antes o motivo que está levando estes novos clientes a não performarem tão bem, e isso nos leva ao próximo levantamento.
2. O perfil dos clientes da empresa
Cada novo pedido aprovado pela área de crédito pode significar um novo cliente na base. A medida que os novos pedidos começam a ter um novo perfil, a base também se modifica.
É um processo lento e continuo, que acontece todos os dias, em todas as empresas.
Após avaliar mais de 1 bilhão de títulos e mais de 120 mil clientes (esses números são referentes às bases dos nossos clientes), concluímos que a performance de recebimento varia em função destes 6 itens:
Vejamos um exemplo: na maior parte das empresas que tivemos acesso, a inadimplência era maior nos clientes novos, como no exemplo que mostramos acima. E o que isso muda? Tudo!! Será preciso direcionar mais atenção para estes clientes novos, revendo a política de vendas, de comissão, de crédito. Além disso, poderão ser revistos as ferramentas utilizadas para avaliar o risco destes novos clientes, e, principalmente, as ações de cobrança.
Para os clientes antigos o foco deve ser o monitoramento do risco e o fortalecimento do relacionamento. E para isso também há solução específica.
Qual o ramo de atividade de maior risco em sua empresa? A inadimplência é a mesma por região? Quantas empresas em sua base possui menos de 1 ano de data de fundação? Os prazos de venda sofreram alterações nos últimos anos?
Todos estes itens devem ser apurados. Lembrando que não há resposta certa. O importante é identificar a alteração, e avaliar se este é o caminho que continuará a ser trilhado pela empresa. A partir do momento que se tem este alinhamento, deve-se seguir para as ações. Veremos isso logo mais.
3. O perfil dos analistas que estão envolvido em todo o processo de aprovação e recuperação
Aqui temos um ponto fundamental: geralmente os profissionais que atuam neste processo não são especialistas. É comum que o funcionário seja contratado para a área de cadastro, e na sequencia, passe a executar processo de análise de crédito ou passe a fazer cobrança. Assim, não é justo passar a cobrar melhora de performance de um profissional sem treiná-lo.
Em nossa metodologia sempre tomamos cuidado especial com as pessoas. Buscamos entender sua experiência e o grau de satisfação com o desenvolvimento de sua atividade.
Além disso, na fase de análise dos dados da base, também conseguimos medir o resultado efetivo deste profissional. Ao entender o perfil dos clientes onde ha maior assertividade, e nos quais existem maior incidência de problemas, será mais fácil a aplicação de um treinamento. Isso mesmo: treinamento deve fazer parte da consultoria. Se o seu time não for adequadamente treinado, como será o dia a dia da empresa quando acabar o projeto?
Além destes aspectos, também é necessário entender a visão de outras áreas da empresa sobre os processos de crédito e cobrança. E por isso, também enviamos formulários de pesquisa para a área comercial.
Acabou? não.. se sua empresa está contratando uma consultoria, é fundamental que ela entenda um pouco mais dos seus processos, e isso significa, entender as regras atuais utilizadas para a aprovação de crédito e definição da prioridade da cobrança.
Ao final desta fase, o processo está apenas começando: temos o que chamamos de Diagnóstico. Concretamente é possível saber o que está funcionando e o que não está funcionando, e é hora de passar para a 2a.fase da metodologia.
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Planejamento
Somente é possível fazer um bom planejamento a partir do momento que se conhece a situação atual.
Logo, o próximo passo é entender a estratégia da empresa. Explico: imaginamos que nos estudos efetuados na fase de diagnóstico identificamos uma inadimplência concentrada em uma região, digamos Rio de Janeiro.
Como estratégia a empresa pode definir que irá expandir sua base em outras regiões para reduzir o risco do Rio de Janeiro. Porém, poderia ser ao contrário. O fato é que não importa. O importante é entender qual é a estratégia, e a partir daí, agir em linha com esta estratégia.
Imaginando que a empresa resolva fortalecer sua presença no Rio, o ideal então, seria buscar soluções para reduzir este risco: desde o comissionamento, passando pelo canal, pela busca do melhor bureau de crédito, pelo melhor relatório a ser adotado, e, por último, por uma régua de cobrança totalmente customizada para o Rio de Janeiro.
Por outro lado, ao resolver expandir sua ação em outras regiões, buscas pela melhor forma de se realizar esta expansão seria considerada.
É aqui também que a empresa precisa decidir qual será o seu objetivo: reduzir a inadimplência? aumentar o faturamento? irá investir em tecnologia? está disposta a testar e arcar com o custo de novas soluções para o processo de crédito e cobrança? Enfim, com quais recursos de fato, irá contar.
Nesta fase também serão consideradas todas as soluções que podem ser aplicadas para a realidade da empresa. É fundamental que a consultoria forneça opções!
Assim, com o diagnóstico em mãos, com a estratégia definida e com as opções, deve-se seguir então, para a Ação, porque se não houver ação, todo este esforço terá se perdido.
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Ação
A ação é o que vai transformar a área de crédito e cobrança, e, portanto, irá permitirá obter os resultados definidos na fase de planejamento.
Além de seguir com o plano de ação, outros 2 pontos devem ser considerados: o monitoramento e a realização de grupos de controle. E enfim, efetua-se os ajustes necessários.
Como mencionamos acima, se o treinamento foi considerado, a transferência de conhecimento deve ser efetuada e testada nesta fase de monitoramento.
Até aqui falamos apenas o item 1, ou seja, da importância de se ter uma metodologia.
Profissionais altamente capacitados
É evidente a necessidade de que os consultores tenham experiência comprovada na área. Justamente pelo fato de que a consultoria é um processo de transformação efetuada a partir da experiência de outra pessoa.
No entanto não é qualquer experiência: idealmente o consultor deve ter atuado ativamente em empresas com as mesmas demandas. O mercado de bancos por exemplo, é muito distinto do mercado da indústria e das empresas não financeiras.
Assim, vamos para próximo item: a transferência do conhecimento.
Garantir a transferência do conhecimento
É fundamental que a empresa que se dispôs a realizar a consultoria de crédito e cobrança tenha meios para garantir essa transferência. Isso significa um meio para apurar a necessidade dos profissionais da empresa que irão fazer parte do projeto, meio para resolver os “gaps” identificados.
Utilizando nossa empresa como exemplo, os meios que utilizamos para garantir esta transferência são: primeiramente, fazemos o estudo da performance da análise de cada pedido (no início deste artigo falamos sobre a fase de medição). E por que isso é importante? Porque avaliaremos de forma prática os resultados de cada profissional.
Na sequencia, procuramos conhecer a sua experiência e o seu atual grau de satisfação, como já mencionamos anteriormente. Logo, temos uma boa base para o mapeamento das necessidades.
Além disso, temos um braço de treinamento: aulas online fazem parte do treinamento e, consequentemente, da consultoria. Também procuramos fazer um trabalho de coaching para os profissionais.
E isso nos leva ao último item da lista: é de grande valia que a consultoria tenha um “meio” não apenas para garantir esta transferência, mas para gerir todo o projeto.
Meio para garantir a execução dos projetos de consultoria
Não estamos falando aqui de uma planilha de Excel!
Como exemplo podemos citar a plataforma que utilizamos em nossos projetos: o responsável direto pelo projeto na empresa recebe um acesso à plataforma assim que o projeto é iniciado. Absolutamente todos os itens que irão compor o projeto estão inclusos na plataforma, assim como o responsável pela atividade e o prazo.
Apesar de tomarmos menos cafezinho nas empresas, estamos sempre a um click de distância de qualquer pessoa que precise do suporte do consultor na empresa.
A garantia de execução de cada atividade, e o acompanhamento de todo o processo é fundamental para se chegar aos resultados que foram previamente definidos por ambas as partes: empresa e consultoria.
Assim, ao final do processo a transformação nas áreas de crédito e cobrança, e a obtenção dos resultados passa a ser uma consequência.
Até onde pode ir uma Consultoria de Crédito e Cobrança?
Em nossa empresa, quando vendemos nossos serviços oferecemos sempre três possibilidades aos nossos clientes.
Primeiramente temos a solução “Identificação do Problema”. Nesta fase, elaboramos em conjunto com a empresa, o trabalho de medição e entregamos o diagnóstico. Cabe a empresa seguir com o planejamento e execução das ações.
A 2A. opção chamamos de “Resolvendo o Problema”. Nesta fase temos a junção do diagnóstico, o planejamento e a entrega de todas as implementações.
Por último temos a opção “Evitando que o problema volte”: inegavelmente essa é a nossa preferida! Aqui além de atuarmos em conjunto no diagnóstico, planejamento e execução, temos as fases de monitoramento, grupos de controle e propormos os ajustes necessários. Primordialmente buscamos desenvolver a cultura de mapeamento constante, para se evitar que o problema volte.
É fundamental compreender que vivemos em um mercado de constante transformação.
Dependendo do serviço contratado, colocamos a disposição da empresa uma plataforma para recuperação efetiva de seus títulos. Desta forma, podemos seguir apurando os resultados e efetuando os ajustes necessários.
Na indústria estamos vivendo o momento Indústria 4.0. Existe uma preocupação muito grande com os processos de produção, o que certamente é necessário para manter a competitividade. No entanto, ainda não notamos igual preocupação com os processos das áreas de crédito e cobrança.
Em contraste com os bancos, as indústrias e empresas não financeiras não vêm no crédito a ferramenta incrível para se promover a expansão. Ao primeiro sinal de perigo, a ação é segurar o crédito, reduzir os prazos.
Portanto, uma consultoria de crédito e cobrança efetivamente pode contribuir para a ampliação do faturamento, sem impacto proporcional nos indicadores de atraso.
Mercado atual
No Brasil temos mais de 5 Milhões de empresas negativadas. No total estas empresas devem mais de R$ 115 bilhões. 82% destas empresas são PMEs. De acordo com a imagem abaixo, 75% destas dívidas são não bancárias! E por que isso?
Novamente porque os bancos os processos de crédito e cobrança dos bancos são vitais, são essenciais. Portanto, está mais que na hora da indústria e empresas não financeiras concederem especial atenção a estas duas áreas tão estratégicas.