Como melhorar os resultados da área de cobrança? Usando de forma adequada tecnologia e estratégia.
Tecnologia
Apesar de todo o avanço da tecnologia, muitas empresas ainda utilizam processos manuais para a execução das ações de cobrança. A falta de ferramenta adequada impacta diretamente no atingimento dos resultados.
Assim como a execução, os controles sobre essas ações também são manuais, através de tabelas de Excel.
Logo, essa situação impede análises relevantes para a otimização dos resultados de recuperação. Por fim, sem análises dos resultados, não há como melhorar os resultados da área de cobrança.
Em muitas empresas nas quais realizamos consultoria, não era raro encontrar sempre o mesmo procedimento:
- Diariamente, uma lista de devedores é gerada.
- A lista é organizada por ordem decrescente de valor.
- A atendente inicia as ligações, enviando uma 2a. via de boleto para aqueles com os quais era possível realizar um acordo ou uma promessa de pagamento.
- Caso a lista não seja inteiramente acionada, no dia seguinte, o processo se repete.
Esse cenário é ainda mais comum no segmento da indústria.
Medição é fundamental para otimização do resultado da cobrança
Vejamos o exemplo abaixo, de um caso real e de uma indústria do segmento químico:
Nessa empresa, a maior preocupação da equipe de cobrança era com os clientes de maior valor de limite/ duplicatas.
Esses clientes representavam 8,3% do faturamento e possuíam inadimplência de 0,02%: portanto, era o menor grupo de risco!
Por outro lado, os clientes com valores menores (abaixo de 50 mil), representavam 46% do faturamento e 56,8% do total do saldo vencido, ou seja, era um grupo relevante para o faturamento, mas que impactava de forma significativa no resultado da cobrança.
Esse é o risco de não se realizar análises mais apuradas.
Pela quantidade de clientes, o uso da tecnologia se faria necessário, caso contrário não seria possível acioná-los de forma eficiência.
Neste caso não haveria como melhorar os resultados da área de cobrança, pois para que isso ocorresse, era necessário priorizar outro grupo de clientes.
Sistema de Cobrança
Um sistema de cobrança resolveria esse problema de forma definitiva: a parametrização das ações de cobrança para esse grupo, ocorreria de forma totalmente diferenciada em relação aos demais grupos.
Envios automatizados de emails, SMS e geração de filas fariam com que a equipe de 2 funcionários pudesse otimizar os resultados dessa empresa, reduzindo de forma substancial, os valores encaminhados para as agências de cobrança.
Para melhorar os resultados da área de cobrança é necessário realizar algum investimento, mas os resultados compensam!
É importante ter ciência que “Conceder prazo é conceder crédito, mesmo em uma renegociação”.
Desta forma, possuir um mecanismo para customizar réguas de cobrança, definir políticas de descontos ou de prazos específicas para cada grupo, além do monitoramento em tempo real, é a melhor forma de responder a questão: “como melhorar o resultado da área de cobrança” de qualquer empresa.
Estratégia
De maneira idêntica a tecnologia, temos a estratégia.
É absolutamente necessário o desenho de uma estratégia para se melhorar os resultados da cobrança, pois de nada adiantará o uso de tecnologia sem uma parametrização adequada.
Logo, não há como iniciar a implementação de uma estratégia sem conhecer a base de clientes ou o histórico interno de resultados:
1.Conhecimento da base de clientes
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- Como está distribuída a base de clientes: PF/PJ, Região, Segmento, Faixa de Limite
- Como está a base de cadastro dos seus clientes?
- Sua empresa tem atingido a meta de venda da área comercial?
- Quantos emails, número de telefones celular e comercial estão validados?
Definitivamente, não há como pular essa etapa.
Em nossos projetos de consultoria ou de terceirização do processo de cobrança, temos que realizar esse tipo de avaliação e levantamento, pois somente a partir desse conhecimento, é possível desenhar uma estratégia vencedora.
Portanto, é preciso ficar claro que, a cada empresa caberá uma estratégia específica, que irá variar em função das respostas as perguntas acima.
2. Resultados
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- Qual o histórico de recebimento da carteira?
- Quais clientes estariam elegíveis para prorrogação dos prazos?
- Quais clientes possuem situação irreversível?
Conforme nossos estudos, muitas empresas não medem de forma correta o seu % de recebimento: por essa razão, um dos principais trabalhos a serem realizados é a recomposição do contas a receber.
Como é possível melhorar os resultados da cobrança sem que a medição do % de recebimento esteja correta?
Nesse video, divulgo uma metodologia que utilizamos para realizar essa recomposição: https://youtu.be/fOaVgYJNy04
CONSULTORIA ESPECIALIZADA EM CRÉDITO E COBRANÇA
Em suma, sua empresa está preparada para os novos desafios, pós pandemia?
A Cobrança é uma continuidade dos processos de crédito, sendo assim, muitas vezes é necessário voltar ao início e reavaliar as políticas e procedimentos utilizados para a concessão de crédito.
Através de uma metodologia própria, buscamos entender a situação atual da sua empresa. Planejar como serão efetuadas as alterações necessárias, e, por fim, seguir com as ações/ implementações, sejam elas:
- treinamento da equipe interna
- construção de políticas de crédito e cobrança
- reestruturação das áreas de crédito e cobrança
- atualização da tecnologia.
A MPA Gestão acredita que crédito é a ferramenta mais poderosa que existe para o crescimento de uma empresa e, mas a sua concessão precisa de uma estratégia de cobrança igualmente poderosa!
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